Für Unternehmen ist 2026 bei der E-Rechnung ein wichtiges Übergangsjahr. Die grundlegende Neuregelung gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Seitdem müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Ausstellung eigener Rechnungen bestehen dagegen noch Übergangsregelungen. Viele Unternehmen können deshalb im Jahr 2026 weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF-Dateien verwenden.
Diese Übergangsphase sollte allerdings nicht mit einer Verschiebung der gesamten E-Rechnungspflicht verwechselt werden. Auf der Empfängerseite hat die Umstellung bereits stattgefunden. Gleichzeitig rückt das Ende wichtiger Übergangsregelungen näher. Für Unternehmen und Steuerkanzleien geht es damit zunehmend um die praktische Frage, wie strukturierte Rechnungsdaten empfangen, geprüft, verarbeitet, verbucht und aufbewahrt werden.
Die E-Rechnung ist dabei mehr als ein neues Dateiformat. Sie schafft die Voraussetzung dafür, Rechnungsinformationen direkt zwischen verschiedenen IT-Systemen zu übertragen. Daraus können effizientere Prozesse entstehen. Das funktioniert jedoch nur, wenn Software, Schnittstellen und interne Abläufe aufeinander abgestimmt sind.
2026 gelten unterschiedliche Regeln für Empfang und Ausstellung
Eine der wichtigsten Unterscheidungen betrifft den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich den Empfang einer E-Rechnung ermöglichen. Dafür schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Technisch kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Das bedeutet jedoch nur, dass eine E-Rechnung zugestellt werden kann. Ob ein Unternehmen die enthaltenen strukturierten Daten anschließend automatisiert weiterverarbeitet, ist eine andere Frage. Eine Pflicht zu einer bestimmten weitergehenden elektronischen Verarbeitung ergibt sich allein aus der Definition der E-Rechnung nicht.
Bei der Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, können Rechnungsaussteller weiterhin eine Papierrechnung verwenden. Auch andere elektronische Formate, beispielsweise eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail, bleiben bis Ende 2026 möglich, benötigen jedoch grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers.
Für bestimmte Unternehmen reicht die Übergangsphase noch weiter. Betrug der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro, kann für entsprechende Umsätze des Jahres 2027 weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
Für größere Unternehmen gewinnt deshalb der Jahreswechsel 2026/2027 besondere Bedeutung. Wer die Voraussetzungen für die verlängerte Übergangsregelung nicht erfüllt, muss bei den erfassten B2B-Umsätzen ab 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung mehr
Im Geschäftsalltag wird eine per E-Mail versandte PDF-Datei häufig weiterhin als elektronische Rechnung bezeichnet. Umsatzsteuerrechtlich reicht das seit Anfang 2025 nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine gewöhnliche PDF-Datei enthält dagegen in aller Regel keine entsprechend strukturierten Rechnungsdaten und gilt damit als sonstige Rechnung.
Diese Unterscheidung ist entscheidend, weil der eigentliche Mehrwert der E-Rechnung nicht in einer papierlosen Darstellung liegt. Er entsteht dadurch, dass Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Entgelt, Steuerbetrag oder einzelne Leistungspositionen in einer strukturierten Form vorliegen und von geeigneten Systemen unmittelbar verarbeitet werden können.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten und enthält nicht zwingend eine zusätzliche klassische Rechnungsansicht. ZUGFeRD verbindet in geeigneten Ausprägungen einen strukturierten XML-Datensatz mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung.
Dabei ist wichtig, nicht jedes Dokument mit der Bezeichnung ZUGFeRD automatisch als steuerlich geeignete E-Rechnung einzuordnen. Entscheidend ist die verwendete Version beziehungsweise das jeweilige Profil und ob die Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Format erfüllt werden.
Bei hybriden E-Rechnungen kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Der strukturierte Teil ist rechtlich der führende Rechnungsteil. Weichen der maschinenlesbare Datensatz und die sichtbare PDF-Darstellung voneinander ab, sind grundsätzlich die Angaben des strukturierten Teils maßgebend.
Der eigentliche Wandel findet in der Buchhaltung statt
Die rechtliche Einführung der E-Rechnung ist nur ein Teil der Veränderung. Für Unternehmen ist langfristig entscheidender, was mit den strukturierten Rechnungsinformationen innerhalb der eigenen Prozesse geschieht.
Bei einer herkömmlichen PDF-Rechnung müssen Daten häufig ausgelesen oder manuell in die Buchhaltung übertragen werden. Zwar können OCR-Systeme diesen Prozess bereits automatisieren, doch dabei werden Informationen aus einem visuellen Dokument zunächst wieder erkannt und strukturiert.
Bei einer E-Rechnung liegen wesentliche Angaben bereits als Datenfelder vor. Ein geeignetes System kann diese Informationen unmittelbar übernehmen. Damit kann ein Arbeitsschritt entfallen, der bisher mit Zeitaufwand und möglichen Erfassungsfehlern verbunden war.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jede eingehende E-Rechnung automatisch richtig gebucht werden kann. Strukturierte Daten ersetzen weder die sachliche Rechnungsprüfung noch funktionierende interne Kontrollprozesse.
Ein formal korrekter Datensatz kann beispielsweise eine falsche Menge, einen unzutreffenden Leistungszeitraum oder einen fehlerhaften Steuerbetrag enthalten. Auch die Frage, ob die berechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde und dem Unternehmen zuzurechnen ist, lässt sich nicht allein durch die technische Struktur einer Datei beantworten.
Automatisierung verschiebt somit einen Teil der Arbeit: Daten müssen weniger häufig übertragen werden, dafür gewinnen Prüfregeln, Stammdatenqualität und sauber definierte Prozesse an Bedeutung.
Für Steuerkanzleien wächst die Bedeutung durchgängiger Datenwege
Steuerkanzleien stehen vor einer besonderen Situation. Sie müssen nicht nur ihre eigenen Systeme auf strukturierte Rechnungsdaten vorbereiten, sondern mit sehr unterschiedlichen technischen Voraussetzungen auf Mandantenseite umgehen.
Ein Mandant arbeitet möglicherweise mit einem komplexen ERP-System und automatisierten Freigabeprozessen. Ein anderer empfängt seine Rechnungen über ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Weitere Unternehmen nutzen Warenwirtschaftssysteme, Dokumentenmanagementlösungen, Buchhaltungsprogramme oder Branchenanwendungen.
Für Kanzleien wird deshalb entscheidend, wie diese unterschiedlichen Datenquellen zusammengeführt werden können.
Der Vorteil strukturierter Rechnungen wird begrenzt, wenn eine Rechnung beim Mandanten zunächst digital eingeht, anschließend in ein anderes Format umgewandelt und in der Kanzlei erneut ausgelesen oder manuell erfasst werden muss. Je weniger Medienbrüche zwischen Rechnungseingang, Mandantenbuchhaltung und Kanzleisystem bestehen, desto eher lassen sich strukturierte Daten tatsächlich nutzen.
Bei der technischen Organisation spielt deshalb auch die eingesetzte steuerberater software eine Rolle. Relevant sind unter anderem die Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten, Import- und Exportmöglichkeiten, Schnittstellen, Dokumentenmanagement sowie die Einbindung in bestehende Buchführungs- und Kanzleiprozesse.
Entscheidend ist dabei nicht möglichst viel Automatisierung um jeden Preis. Ein funktionierender Prozess muss nachvollziehbar bleiben und Ausnahmen beherrschen können. Fehlerhafte Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen oder abweichende Mandantenprozesse lassen sich nicht immer nach einem einheitlichen Schema bearbeiten.
Gerade Steuerkanzleien benötigen deshalb Systeme, in denen automatisierte Verarbeitung und fachliche Kontrolle sinnvoll zusammenspielen.
Ein E-Mail-Postfach löst nur den Rechnungsempfang
Die gesetzliche Anforderung, E-Rechnungen empfangen zu können, lässt sich technisch vergleichsweise einfach erfüllen. Für einen professionellen Rechnungsprozess ist der Empfang jedoch lediglich der Anfang.
Unternehmen sollten deshalb nachvollziehen, welchen Weg eine E-Rechnung nach ihrem Eingang tatsächlich nimmt.
Zentrale Fragen sind beispielsweise:
Wo wird die Rechnung gespeichert? Wer erhält Kenntnis vom Eingang? Wie erfolgt die sachliche und rechnerische Prüfung? Werden Rechnungsdaten direkt in ein Buchhaltungs- oder ERP-System übertragen? Wie funktioniert die Freigabe? Wie werden Rechnungen bezahlt? Welche Daten erhält die Steuerkanzlei? Und in welcher Form wird die Rechnung anschließend aufbewahrt?
An diesen Übergängen entstehen in der Praxis häufig Medienbrüche.
Ein Unternehmen kann technisch vollständig in der Lage sein, eine XRechnung zu empfangen, ohne daraus einen praktischen Vorteil zu ziehen. Wird die XML-Datei zunächst visualisiert, anschließend als PDF gespeichert und schließlich manuell in der Buchhaltung erfasst, bleibt ein erheblicher Teil des Automatisierungspotenzials ungenutzt.
Andererseits ist nicht jeder manuelle Schritt automatisch ineffizient. Bei seltenen oder ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen kann eine manuelle Prüfung sinnvoller sein als ein aufwendiger automatisierter Sonderprozess.
Die Qualität eines digitalen Rechnungsprozesses lässt sich daher nicht allein daran messen, wie viele Arbeitsschritte automatisiert wurden. Wichtiger sind Verlässlichkeit, Nachvollziehbarkeit und ein angemessenes Verhältnis zwischen Automatisierung und Kontrolle.
Schnittstellen werden zum entscheidenden Faktor
Mit der E-Rechnung verschiebt sich die technische Fragestellung von der Darstellung zur Datenübertragung.
Solange Rechnungen überwiegend aus Papier oder PDF-Dateien bestanden, konnten sehr unterschiedliche Systeme nebeneinander existieren. Der Austausch erfolgte über das Dokument selbst. Bei strukturierten Rechnungen wird stärker relevant, ob Systeme die enthaltenen Daten korrekt lesen, verarbeiten und weitergeben können.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur prüfen, ob ihr Rechnungsprogramm eine XRechnung erzeugen kann. Ebenso wichtig ist, was vor und nach diesem Schritt passiert.
Kann eine eingehende E-Rechnung automatisch dem richtigen Lieferanten zugeordnet werden? Lassen sich Bestell- und Rechnungsdaten abgleichen? Werden Steuerinformationen korrekt übernommen? Können Rechnungen an ein Dokumentenmanagementsystem weitergegeben werden? Funktioniert die Datenübermittlung an die Steuerkanzlei ohne erneute Erfassung?
Je größer das Unternehmen und je höher das Rechnungsvolumen, desto stärker wirken sich solche Prozessfragen auf den Arbeitsaufwand aus.
Für kleinere Betriebe kann dagegen eine einfachere technische Lösung vollkommen ausreichend sein. Die Anforderungen sollten sich am tatsächlichen Rechnungsvolumen und an der Komplexität der Abläufe orientieren.
Technische Validierung ersetzt keine Rechnungsprüfung
Mit strukturierten Daten entstehen neue Möglichkeiten zur automatischen Prüfung. Gleichzeitig muss klar zwischen technischer Validierung und inhaltlicher Rechnungsprüfung unterschieden werden.
Eine Validierungssoftware kann beispielsweise feststellen, ob eine Datei einem vorgesehenen Schema entspricht und ob bestimmte Pflichtfelder technisch vorhanden sind. Je nach System können zusätzlich fachliche Regeln überprüft werden.
Damit ist jedoch nicht bewiesen, dass der zugrunde liegende Geschäftsvorfall richtig abgerechnet wurde.
Ein einfaches Beispiel zeigt den Unterschied: In einer strukturierten Rechnung kann ein Betrag technisch korrekt in dem dafür vorgesehenen Datenfeld stehen. Ist dieser Betrag aufgrund einer falsch berechneten Menge zu hoch, bleibt die Rechnung trotz korrekter Dateistruktur inhaltlich falsch.
Gleiches gilt für Leistungszeiträume, Vertragskonditionen oder die Frage, ob eine Rechnung überhaupt zum Unternehmen gehört.
Die E-Rechnung macht Kontrollprozesse daher nicht überflüssig. Sie kann vielmehr eine Grundlage dafür schaffen, Teile dieser Kontrollen systematischer und automatisierter durchzuführen.
Bei der Aufbewahrung ist der strukturierte Teil entscheidend
Auch bei der Archivierung unterscheidet sich die E-Rechnung von einem klassischen PDF-Dokument.
Umsatzsteuerlich müssen Unternehmer ein Doppel ihrer ein- und ausgehenden Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so erhalten werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Eine erhaltene XML-Datei lediglich auszudrucken oder ausschließlich in eine PDF-Datei umzuwandeln, reicht deshalb nicht aus. Damit würde gerade der für die E-Rechnung wesentliche strukturierte Datensatz verloren gehen.
Bei hybriden Formaten kann die Situation differenzierter sein. Grundsätzlich steht auch hier der strukturierte Rechnungsteil im Mittelpunkt. Enthält der zusätzliche menschenlesbare Teil jedoch steuerlich relevante ergänzende oder abweichende Informationen, können auch diese Informationen aufbewahrungspflichtig sein.
Zudem muss die maschinelle Auswertbarkeit des strukturierten Rechnungsteils für die Finanzverwaltung gewährleistet bleiben.
Dabei sollte zwischen den konkreten umsatzsteuerlichen Anforderungen und allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsmäßige elektronische Buchführung unterschieden werden. Nicht jede technische Ausgestaltung einer Archivierung lässt sich allein daraus ableiten, dass eine E-Rechnung gespeichert wird. Unternehmen müssen vielmehr den gesamten buchführungsrelevanten Prozess und die jeweils einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften betrachten.
GoBD bleiben für digitale Prozesse relevant
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, bleiben auch im Umfeld der E-Rechnung von Bedeutung.
Sie betreffen nicht nur die Datei selbst, sondern insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit elektronischer Geschäftsprozesse. In einem digitalisierten Rechnungsworkflow muss deshalb nachvollziehbar sein, wie Belege in das System gelangen, verarbeitet und gegebenenfalls verändert oder ergänzt werden.
Ein wichtiger Punkt ist die Verfahrensdokumentation. Sie soll die tatsächlichen Abläufe so beschreiben, dass ein sachverständiger Dritter verstehen kann, wie relevante Informationen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Mit der zunehmenden Automatisierung gewinnt dieser Aspekt eher an Bedeutung. Bei einem manuellen Vorgang lässt sich häufig unmittelbar erkennen, wer eine Information erfasst oder geprüft hat. In automatisierten Prozessen müssen Systemregeln, Schnittstellen und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar sein.
Für Unternehmen bedeutet das nicht, jeden technischen Vorgang bis ins letzte Detail zu dokumentieren. Die Dokumentation muss jedoch zum tatsächlichen Verfahren passen und wesentliche Abläufe nachvollziehbar darstellen.
Kleinunternehmer müssen Empfang und Ausstellung unterscheiden
Eine wichtige Ausnahme betrifft Kleinunternehmer.
Für Leistungen, die von Kleinunternehmern im Sinne der umsatzsteuerlichen Regelungen erbracht werden, besteht keine Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
Diese Ausnahme betrifft jedoch nicht den Empfang.
Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das ist insbesondere dann relevant, wenn sie selbst Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen beziehen.
Damit zeigt sich erneut, warum Empfangs- und Ausstellungspflicht nicht miteinander vermischt werden sollten. Ein Unternehmen kann von der Verpflichtung zur eigenen Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sein und trotzdem E-Rechnungen seiner Lieferanten erhalten müssen.
Auch nicht jeder B2B-Umsatz führt zur E-Rechnungspflicht
Die häufig verwendete Kurzformel „E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen“ ist praktisch hilfreich, aber rechtlich zu ungenau.
Die obligatorische E-Rechnung betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Daneben bestehen Ausnahmen und Sonderfälle.
Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro können beispielsweise weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Gleiches gilt unter anderem für Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
Auch bestimmte steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die allgemeine Pflicht. Rechnungen an private Endverbraucher unterliegen ebenfalls nicht der B2B-E-Rechnungspflicht.
Hinzu kommen Leistungen an öffentliche Auftraggeber. Dort können besondere Vorgaben für elektronische Rechnungen gelten, die nicht mit den umsatzsteuerlichen B2B-Regelungen gleichgesetzt werden dürfen.
Für Unternehmen ist deshalb eine saubere Einordnung der eigenen Geschäftsvorfälle wichtiger als die pauschale Annahme, künftig müsse jede Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ausgestellt werden.
2026 sollte für einen vollständigen Prozesscheck genutzt werden
Für Unternehmen, die ihre Abläufe noch nicht vollständig angepasst haben, bietet sich 2026 für eine systematische Bestandsaufnahme an.
Dabei sollten nicht nur einzelne Softwarefunktionen betrachtet werden. Sinnvoller ist es, einen realen Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Archivierung beziehungsweise von der Rechnungserstellung bis zur Übergabe an den Geschäftspartner nachzuvollziehen.
Zu klären ist unter anderem:
Kann das Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und für Mitarbeiter lesbar darstellen?
Welche Formate werden verarbeitet?
Bleibt der strukturierte Originaldatensatz bei der Verarbeitung erhalten?
Können Daten ohne unnötige Medienbrüche in die Buchhaltung übernommen werden?
Wie funktioniert die sachliche und rechnerische Prüfung?
Sind Freigabeprozesse klar definiert?
Wie werden Rechnungsinformationen an die Steuerkanzlei übergeben?
Welche Schnittstellen existieren zwischen ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen?
Ist geregelt, wie fehlerhafte oder nicht verarbeitbare E-Rechnungen behandelt werden?
Sind die Aufbewahrungsprozesse für strukturierte Daten geeignet?
Entspricht die Verfahrensdokumentation den tatsächlich eingesetzten Abläufen?
Für Unternehmen, die ab 2027 nicht mehr unter eine Übergangsregelung fallen, kommt die Prüfung der eigenen Rechnungsausstellung hinzu. Sie sollten rechtzeitig sicherstellen, dass ihre Systeme geeignete strukturierte Rechnungen erzeugen und die erforderlichen Daten vollständig bereitstellen können.
Die E-Rechnung macht aus Dokumenten zunehmend Datensätze
Die langfristige Bedeutung der E-Rechnung liegt nicht darin, Papier durch eine andere Datei zu ersetzen. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass Rechnungsinformationen von Beginn an in strukturierter Form zur Verfügung stehen.
Damit können Daten unmittelbar zwischen Rechnungserstellung, Rechnungseingang, Prüfung, Buchhaltung und Steuerberatung übertragen werden. Manuelle Erfassungsschritte können reduziert werden, sofern die beteiligten Systeme miteinander kommunizieren und die Prozesse entsprechend gestaltet sind.
Das erhöht zugleich die Anforderungen an Datenqualität und Prozessorganisation. Fehlerhafte Stammdaten können sich in automatisierten Abläufen schneller fortsetzen. Unklare Schnittstellen führen zu Medienbrüchen. Ein technisch korrektes Rechnungsformat garantiert noch keine sachlich richtige Rechnung.
2026 ist deshalb weniger ein Jahr des Abwartens als eine Übergangsphase, in der Unternehmen ihre Prozesse unter realistischen Bedingungen prüfen können. Die Empfangspflicht besteht bereits. Für viele Rechnungsaussteller endet zugleich zum Jahresende eine wesentliche Übergangsregelung.
Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, sollte deshalb nicht bei der Frage stehen bleiben, ob eine XML-Datei geöffnet werden kann. Entscheidend ist, ob strukturierte Rechnungsdaten vom Eingang beziehungsweise von der Erstellung bis zur Buchhaltung, Steuerkanzlei und Aufbewahrung nachvollziehbar und möglichst ohne unnötige Medienbrüche verarbeitet werden können.
